eventi digitali aziendali

Ci risiamo. Fiere annullate, eventi sospesi, appuntamenti da rifissare a data da destinarsi.

Ci auguravamo tutti di non ritrovarci in questa situazione ma, forti dell’esperienza della “prima ondata” della Pandemia, oggi possiamo dire con sicurezza di possedere tutti gli strumenti di comunicazione necessari per procedere con i nostri piani.

 

Infatti già da tempo le aziende hanno provato a sostituire, totalmente o parzialmente, gli eventi fisici come fiere e meeting, con appuntamento digitali.

 

Per raccontarvi come funziona abbiamo scelto la formula del case study.
Scopriamo insieme quali sono i costi, le criticità e le possibilità di un evento digitale aziendale.

 

Cos’è un evento digitale?

È la trasposizione sul canale multimediale di un appuntamento reale: una fiera, uno speech, una presentazione di prodotto.
Può avvenire in diretta (on line) o può essere registrato e poi messo in rete (streaming) o, naturalmente, entrambe le cose contemporaneamente con la registrazione di alcuni contributi (di solito video).

 

Evento digitale aziendale

 

Intanto contestualizziamo in area soprattutto BtoB ciò di cui stiamo parlando.

Questo non perché gli eventi digitali non siano applicabili con successo al BtoC, anzi, ma perché il nostro case study riguarda un’azienda che vende macchinari ad altre aziende.

Ci interessava quindi mettere in luce i pro e i contro in questo campo.

 

 

L’evento virtuale può sostituire quello fisico?

 

Non del tutto, se consideriamo il contatto fisico.

Eppure rappresenta una modalità in grado di trasmettere tutte le informazioni che di solito passano in un incontro tradizionale anzi, anche di più e in maniera più incisiva grazie al supporto di slides e video.

 

Agenda dell’evento digitale

 

Il nostro evento, in questo caso, si è articolato nelle seguenti fasi:

• introduzione e benvenuto
• contributo video che spiega il funzionamento ed i plus del nuovo macchinario (pre-registrato)
• ritorno in azienda per la fase di approfondimento tecnico, supportata da slides
• domande e risposte in diretta

È stato ripetuto due volte nell’arco di una giornata (una sessione mattutina in italiano ed una pomeridiana per gli ospiti internazionali).

 

Le fasi dell’evento digitale

 

Definizione degli obiettivi e delle priorità: all’inizio definiamo con il cliente le linee guida dell’evento (in questo caso l’azienda voleva mostrare a clienti e prospect l’innovazione tecnologica apportata ad una macchina per la lavorazione del vetro di loro produzione).

Contenuti: abbiamo preparato i contenuti del webinar scrivendo le tracce per le interviste di Cinzia e Alessandro Schiatti (titolari e rispettivamente direttore commerciale e tecnico), identificando in loro i volti che ci avrebbero rappresentati durante l’evento.

Video: abbiamo girato e registrato il contributo video riguardante la macchina (molatrice bilaterale) protagonista dell’evento, all’opera.

Avremmo potuto mostrare la macchina anche in diretta ma è stata venduta e consegnata prima della data dell’evento, quindi abbiamo acquisito le immagini in anticipo.

Il montaggio video ci ha anche dato il vantaggio di poter effettuare tagli e zoom specifici nelle aree di maggiore interesse, riducendo i tempi di attesa dello spettatore e velocizzando la spiegazione.

Slide tecniche: nel settore industriale spesso un piccolo dettaglio nasconde in realtà complesse implicazioni tecniche. Abbiamo sentito l’esigenza di approfondire alcune specifiche della macchina con il supporto grafico di alcune slide.

La diretta: ha riguardato le introduzioni di Cinzia e Alessandro Schiatti ed il momento deputato alle “domande e risposte”. Il grande numero di domande, tutte pertinenti e specifiche, che abbiamo ricevuto, è stato la prima prova dell’alto livello di partecipazione e interesse al webinar da parte degli ospiti. Un’occasione di confronto tecnico concreto e mirato, proprio come accade durante una fiera, davanti a un macchinario in funzione. Solo che la grande molatrice non ha dovuto essere trasportata aldilà degli oceani per essere mostrata a tutti in funzione.

 

 

Conti alla mano: quanto costa un evento digitale? Conviene?

Rispetto alla fiera di settore naturalmente sì.

Il risparmio è, in primis, relativo al tempo impegnato ma anche alle risorse, agli spostamenti e ai costi di trasferta.

Un altro costo azzerato è quello relativo allo spostamento, montaggio e avviamento delle macchine oltre a, naturalmente, il contributo economico dovuto per lo spazio in fiera.

 

Un evento digitale è per sempre

 

Un grande vantaggio del webinar on line è quello di rimanere sempre fruibile grazie alle registrazioni. Nel caso un cliente non avesse potuto partecipare all’evento in diretta, potrà farlo semplicemente cliccando su di un link. Questo, ad una fiera, non è concesso.

 

Il ruolo dell’agenzia nell’evento digitale

 

Oggi esistono numerose piattaforme (come Zoom) che possono essere gestite anche da chi abbia solo un minimo di dimestichezza con gli strumenti informatici.

Tuttavia c’è una grande differenza, a livello di fruizione e resa, tra eventi professionali e non.

Quale?

 

Contenuti coordinati: l’utilizzo di filmati di qualità e contenuti coordinati graficamente restituisce l’idea di un’azienda curata, con una forte identità, oltre a facilitare il passaggio delle informazioni tecniche.

 

Regia: si intende non solo la scelta delle inquadratura ma la parte che comprende soprattutto l’utilizzo di tecnologie performanti in grado di produrre una buona qualità di immagine, suono, banda.

 

Comunicazione pre e post evento: un evento digitale non si esaurisce nei minuti della diretta, anzi.

Proprio come una fiera necessita della corretta comunicazione sia prima che dopo il suo svolgimento. Parliamo, per esempio, di DEM (direct email marketing), post social, comunicazioni mirate ad ottenere la partecipazione del nostro target all’evento e, in seguito, a svilupparne le eventuali implicazioni commerciali.

 

Conclusione

 

Il nostro case study è un esempio di come un’azienda del settore industriale abbia saputo sostituire in maniera proficua un appuntamento fisico come una fiera di settore, con una valida alternativa digitale.

 

Ci possono essere diversi tipi di eventi, in base agli obiettivi dell’azienda, ai suoi target, agli strumenti a disposizione che possono arrivare facilmente anche alla realtà aumentata e alla realtà virtuale, che permette ai fruitori di sentirsi totalmente immersi in un ambiente ricreato digitalmente o visionare un grande macchinario in funzione proprio come vi si trovassero davanti.

 

Contattateci: scopriremo insieme l’evento digitale che fa per voi.