Una intranet è un portale web aziendale privato, accessibile esclusivamente alle persone che lavorano nell’azienda. Contiene tutte le informazioni, gli strumenti e i servizi utili al lavoro quotidiano di tutti i collaboratori.
Cosa può contenere la intranet?
Area servizi:
- news e comunicazioni di servizio
- documenti, policy e procedure
- template aziendali (buste, carta intestata, modelli per preventivi, ordini, richieste etc)
- informazioni per accedere a servizi aziendali, al welfare e alle convenzioni per i lavoratori
- servizi per il lavoratore (l'accesso alla busta paga, le ferie residue, ...)
- tool per servizi specifici (prenotazioni sale, help desk, ...)
- aree di formazione (corsi etc)
- prenotazione di spazi di lavoro condivisi per la gestione dei progetti
- aree di conversazione e scambio della conoscenza
- iniziative di generazione e condivisione di idee e progetti
- scelta menu in mensa
- aree “su misura” in base alle necessità dell’azienda
- job posting
Area personale:
Ogni utente dispone di un’area personale (es My Profile) dove può visualizzare le sue informazioni personali e fruire di servizi specifici.
L’area personale è utile anche all’azienda, perché permette di tenere sempre aggiornati tutti i dati degli utenti riducendo i tempi operativi del reparto risorse umane.
Nell’area personale degli utenti possono esserci:
Informazioni per networking: data di assunzione, ruolo, dipartimento di appartenenza, competenze, interessi, esperienze pregresse etc (un curriculum digitale). Utile anche alle risorse umane per conoscere le attività di ricerca delle competenze interne.
Accesso rapido a servizi personali: per la consultazione delle proprie buste paga, l’elenco dei propri corsi di formazione, le ferie e le richieste di permesso, gli obiettivi personali e tanto altro.
Compilazione moduli: utili in caso di modifica di dati personali come indirizzo di residenza, informazioni bancarie, stato coniugale o elenco delle persone a carico, domicilio in caso di malattia etc.
Speciale formazione
La intranet aziendale è particolarmente utile per contenere in un unico luogo tutti i corsi e i webinar (in programma e conclusi) di ogni collaboratore.
I corsi di formazione possono rimandare a piattaforme esterne o essere contenuti direttamente nella intranet. Al termine di ogni corso è possibile richiedere all’utente un feedback.
Grazie alla intranet anche la formazione può essere quindi facilmente monitorata.
Vantaggi della intranet
Ottimizzazione del tempo: la intranet centralizza in un unico punto le informazioni per tutte le persone in azienda, permettendone l’accesso dall'ufficio, da casa o in viaggio. Rende più veloci i processi di ricerca di informazioni, compilazione documenti, HR.
Aumento produttività: aumentare il livello di ingaggio dei collaboratori ne aumenta la partecipazione. Rendere chi lavora in azienda informato e parte del progetto aziendale aumenta la produttività e velocizza molti processi aziendali interni.
Ottimizzazione dei processi: i principali processi aziendali possono essere standardizzati, resi facilmente fruibili da tutti, sempre disponibili. La digitalizzazione dei processi permette alle informazioni di fluire in maniera trasversale tra le persone che ne hanno bisogno per il loro lavoro quotidiano aumentando la produttività.
Sapevi che le organizzazioni perdono quasi 2,5 milioni di dollari all'anno a causa della difficoltà dei dipendenti nell’individuare e recuperare informazioni critiche?
Le persone hanno la risposta a molte criticità: permettere alle persone che lavorano in azienda di condividere la loro conoscenza, interagire tra loro per migliorarsi a vicenda e unire le forze, permette all'azienda di migliorare i risultati e risolvere molti problemi perché proprio chi svolge un lavoro quotidianamente è in grado di evidenziarne criticità ed eventuali soluzioni.
Di cosa hai bisogno nella tua intranet? I sondaggi
Naturalmente un’analisi aziendale serve a capire quali sono le funzioni e i processi che potrebbero avvantaggiarsi di una intranet aziendale.
Inoltre, grazie ai sondaggi, è possibile coinvolgere i collaboratori nelle scelte aziendali e chiedere loro dei feedback su servizi e/o iniziative specifiche.
Dall’analisi dei risultati è possibile poi trarre conclusioni inaspettate e soluzioni.
Mi raccomando poi a condividere i risultati con le persone che sono state coinvolte!
Se sei arrivato fin qui nella lettura forse è perché ti piacerebbe un’intranet aziendale.
E cosa ci metteresti?
Inizia chiedendo ai tuoi collaboratori di cosa sentono la mancanza!
Ti sei meritato un questionario gratis, da somministrare ai tuoi collaboratori per scoprire di cosa hanno bisogno e cosa, secondo loro, sarebbe d’aiuto all’azienda.